Een businessglossarium wordt gebruikt als het een vraag beantwoordt op het moment dat iemand die stelt, meestal tijdens het lezen van een rapport. Begin met de termen in de enkele rapporten die het management elke week bekijkt, niet met de hele organisatie. Schrijf elke definitie in één heldere zin, wijs één eigenaar aan die ze mag aanpassen en toon ze op het rapport zelf. Een glossarium in een apart portaal wordt zelden geopend.
In het kort
- Glossaria mislukken zelden door een gebrek aan termen. Ze mislukken omdat ze staan op een plek waar lezers nooit komen.
- Begin met de termen waarover mensen nu al discussiëren in de rapporten die ze elke week lezen.
- Elke term heeft een heldere definitie nodig, één benoemde eigenaar en een plek op het rapport waarin hij gebruikt wordt.
Waarom de meeste businessglossaria ongebruikt blijven
Veel teams denken dat een glossarium niet werkt omdat het onvolledig is. Dus voegen ze meer termen toe. Dat helpt niet.
Het echte probleem is de locatie. Het glossarium staat in een portaal, een wiki of een spreadsheet op SharePoint. De vragen ontstaan ergens anders: in een Power BI-rapport, tijdens een vergadering of in een e-mailwisseling over waarom twee cijfers verschillen.
Een voorbeeld: een regiomanager ziet ‘actieve klant’ op een dashboard en vraagt zich af of klanten met een gepauzeerd contract ook meetellen. Het antwoord staat in het glossarium. Ze weet niet waar dat staat en vraagt het dus aan het BI-team, dat uit het hoofd antwoordt.
In de praktijk zoeken mensen informatie op waar ze al aan het werk zijn. Een glossarium dat daar niet beschikbaar is, bestaat voor hen niet.
Welke termen neem je eerst op in het glossarium?
Niet elke term. Begin met de termen die voor wrijving zorgen.
- Termen in de rapporten die het management elke week leest. Op basis van die cijfers worden beslissingen genomen.
- Termen die voor verschillende teams iets anders betekenen. ‘Omzet’, ‘klant’, ‘besteldatum’ en ‘personeelsaantal’ zijn veelvoorkomende voorbeelden.
- Termen waar nieuwe collega's vragen over stellen. Als dezelfde vraag elke maand bij het BI-team terechtkomt, hoort ze in het glossarium.
Bewaar technische veldnamen en zelden gebruikte termen voor later. Een kort glossarium dat correct en zichtbaar is, is waardevoller dan een lang glossarium dat niemand vertrouwt.
Hoe schrijf je een definitie die een zakelijke gebruiker begrijpt?
Schrijf voor de persoon die het rapport leest, niet voor degene die het heeft gebouwd. Een bruikbare definitie bevat telkens dezelfde onderdelen.
- Naam: de term zoals die op de rapporten verschijnt.
- Definitie: één heldere zin. Geen DAX, geen SQL, geen afkortingen.
- Telregels: wat wel en niet meetelt, in gewone woorden. Bijvoorbeeld: ‘Gepauzeerde contracten tellen mee. Proefaccounts tellen niet mee.’
- Eigenaar: één bij naam genoemde persoon die de definitie mag aanpassen.
- Waar de term gebruikt wordt: de rapporten en datasets waarin de term voorkomt.
Als twee teams het niet eens raken over één definitie, verberg dat dan niet. Maak twee duidelijk benoemde termen, zoals ‘Omzet (gefactureerd)’ en ‘Omzet (geboekt)’, en zorg dat elk rapport vermeldt welke variant het toont.
Wie moet eigenaar zijn van de termen in een businessglossarium?
Eén persoon per term, vanuit de business, niet vanuit het datateam. Kies iemand op het hoogste relevante verantwoordelijkheidsniveau die kan beslissen wat de term betekent en er vragen over zal beantwoorden. Wijs geen team of comité aan als eigenaar: dan voelt niemand zich persoonlijk verantwoordelijk.
Het datateam houdt het glossarium operationeel: vragen verzamelen, definities opstellen en beoordelingen opvolgen. De business is eigenaar van de betekenis.
Waar hoort het glossarium thuis?
| Aanpak | Wie vindt het? | Inspanning om het actueel te houden | Zichtbaar tijdens het lezen van een rapport? |
|---|---|---|---|
| Spreadsheet of wikipagina | Mensen die weten dat die bestaat | In het begin beperkt, later groot | Nee |
| Beschrijvingen van measures in Power BI | Rapportbouwers | Per model, door de maker | Alleen als de beschrijving handmatig aan een visual wordt toegevoegd |
| Een apart catalogusportaal | Wie het portaal opent | Verdeeld over data stewards | Nee |
| Definities op het rapport | Iedereen die het rapport leest | Centraal onderhoud met hergebruik als ontwerpdoel; de actualisering hangt af van de inrichting | Ja |
Een combinatie kan de juiste keuze zijn. De centrale, gezaghebbende versie mag op één plek staan, zolang lezers de definitie zien waar ze het rapport lezen.
Hoe beheer je definities in het Nederlands, Frans en Duits?
In België, Luxemburg en veel Nederlandse bedrijven wordt hetzelfde rapport in meer dan één taal gelezen. Een veelgemaakte fout is om voor elke taal een aparte term aan te maken. Binnen een jaar kunnen de Nederlandse en Franse definities van ‘actieve klant’ ongemerkt uiteenlopen.
Behandel elke taal als een versie van één term, niet als een aparte term. Behoud één eigenaar en één betekenis. Kies een referentietaal om de definitie te schrijven en af te spreken. Laat vervolgens elke vertaling controleren door iemand uit de business die de taal als moedertaal spreekt. Wanneer de definitie verandert, laat je alle taalversies tegelijk beoordelen.
Een praktisch stappenplan: Kies, Schrijf, Beleg, Toon
- Kies: begin met de termen in de wekelijkse managementrapporten en met de termen waarover teams discussiëren.
- Schrijf: één heldere zin per term, met daarbij wat wel en niet meetelt.
- Beleg: wijs per term één bij naam genoemde persoon uit de business aan die de definitie mag aanpassen.
- Toon: zet de definitie op het rapport waarin de term voorkomt.
Van definitie naar dagelijks gebruik
Een glossarium is niet af zodra de termen beschreven zijn. Het doel is dat mensen de definities lezen zonder dat je hen daartoe moet aansporen. Begin met de termen waarover mensen discussiëren, geef elke term een eigenaar en plaats de definitie waar de vraag ontstaat: op het rapport.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een businessglossarium dat zakelijke gebruikers echt raadplegen?
Begin klein, met de termen in de rapporten die het management elke week leest. Schrijf elke definitie in één heldere zin, wijs per term één eigenaar uit de business aan en toon de definitie op het rapport waarin de term voorkomt.
Welke tool voor een businessglossarium ondersteunt definities in het Nederlands, Frans en Duits?
Verschillende glossarium- en catalogustools bieden mogelijkheden voor meertalige definities. Controleer bij je vergelijking of Nederlands, Frans en Duits beschikbaar zijn, of de taalversies gekoppeld blijven aan één term met één eigenaar, of lezers de versie in hun eigen taal zien en of een wijziging aanleiding geeft tot een beoordeling van alle taalversies.
Waarom mislukken businessglossaria?
Vooral omdat ze in een portaal of spreadsheet staan dat lezers tijdens hun werk niet openen. Een tweede reden is het ontbreken van eigenaars: zonder verantwoordelijke verouderen definities en verliezen mensen hun vertrouwen erin.
Wie moet eigenaar zijn van de termen in een businessglossarium?
Eén bij naam genoemde persoon per term, vanuit de business, die kan beslissen wat de term betekent. Het datateam beheert het proces, maar de business is eigenaar van de betekenis.
Met hoeveel termen moet een businessglossarium beginnen?
Met zo weinig termen als nodig om de betwiste cijfers in je meest gelezen rapporten te verduidelijken. Breid pas uit zodra die definities afgesproken, zichtbaar en in gebruik zijn.