Afdelingen berekenen dezelfde KPI anders omdat elke afdeling een eigen meting in een eigen rapport bouwt en niemand heeft vastgelegd welke versie de juiste is. De oplossing is geen beter datamodel. Wel één afgesproken definitie per KPI, één aangeduide verantwoordelijke aan de businesskant die ze mag wijzigen, en die definitie zichtbaar op elk rapport dat de meting gebruikt. Zodra lezers zien naar welke versie ze kijken, verschuift de discussie van de vergadering naar de verantwoordelijke.
Waarom dezelfde KPI per afdeling gaat verschillen
De meeste teams behandelen tegenstrijdige cijfers als een probleem met de modellering of datakwaliteit. Meestal is dat niet de oorzaak. De data zijn vaak prima. Wat ontbreekt, is een afspraak over wat het cijfer moet meetellen.
Bijvoorbeeld: Finance rapporteert omzet op basis van de factuurdatum, na aftrek van creditnota's en zonder verkopen tussen groepsmaatschappijen. Operations rapporteert omzet op basis van de verzenddatum, tegen de bruto orderwaarde. Beide rapporten heten 'Omzet'. Beide zijn correct volgens hun eigen regels. Geen van beide vermeldt welke regel het gebruikt.
In de praktijk ontstaan verschillen door kleine, redelijke keuzes:
- Een team kopieert een semantisch model en past één meting aan voor eigen gebruik.
- Een analist schrijft een lokale meting in Power BI Desktop omdat de gedeelde meting 'bijna juist' is.
- Twee rapporten gebruiken dezelfde meting, maar filteren anders: een andere datum, een andere afbakening, retouren wel of niet meegeteld.
- Een veld krijgt in één rapport een andere naam, waardoor niemand merkt dat het om hetzelfde gaat.
Op zich is geen van die keuzes een fout. Samen leveren ze drie versies van één KPI op en een managementvergadering die begint met 'welk cijfer klopt?'.
Finance en Operations rapporteren verschillende cijfers voor dezelfde KPI. Hoe lossen we dat op?
Begin bij de twee cijfers, niet bij het datamodel. De meeste verschillen kan je in één werksessie verklaren.
- Leg beide rapporten voor dezelfde periode naast elkaar.
- Schrijf elke berekening uit in gewone woorden: wat telt mee, vanaf welke datum en wat wordt uitgesloten?
- Zoek het verschil. Meestal zit dat in de datum, de afbakening of een uitsluiting.
- Beslis welke versie in het managementrapport thuishoort. Dat is een zakelijke beslissing, geen technische.
- Behoud de andere versie als die nuttig is, maar geef ze een eigen naam en een eigen definitie.
Twee cijfers kunnen allebei juist zijn. Ze kunnen niet allebei Omzet heten.
Hoe krijg ik afdelingen zover dat ze het eens worden over één definitie voor een KPI?
Streef niet naar consensus in een grote vergadering. Streef naar één beslissing door één persoon die beide kanten heeft gehoord.
- Spreek eerst af welke vraag je wil beantwoorden. Vraag wat de KPI duidelijk moet maken. 'Hoeveel hebben we deze maand verkocht?' en 'Hoeveel geld zal dit binnenbrengen?' vragen om verschillende definities.
- Laat één verantwoordelijke beslissen. Voor financiële KPI's is dat meestal iemand van Finance. Anderen hebben inspraak, geen vetorecht.
- Laat varianten toe met een eigen naam. 'Omzet (verzonden)' kan naast 'Omzet' bestaan, zolang beide gedefinieerd zijn.
- Leg de beslissing vast met een datum. Als de vraag over een jaar opnieuw opduikt, ligt het antwoord al klaar.
In de praktijk bereiken afdelingen sneller overeenstemming als ze zien dat hun eigen versie onder een duidelijke naam blijft bestaan. De discussie gaat meestal over het verlies van een cijfer, niet over de definitie zelf.
Waar de definitie staat, bepaalt of ze standhoudt
Power BI biedt goede tools om een meting één keer te bouwen. Het biedt minder mogelijkheden om lezers te tonen naar welke definitie ze kijken.
| Aanpak | Voorkomt dubbele berekeningen | Lezers zien welke versie ze bekijken | Wie houdt dit actueel |
|---|---|---|---|
| Eén gedeeld semantisch model | Grotendeels, als teams het gebruiken | Nee | Het BI-team |
| Badge voor een gecertificeerde dataset | Nee, geeft alleen betrouwbaarheid aan | Nee | Degene die certificeert |
| Begrippenlijst in een document of wiki | Nee | Alleen als ze die openen | Vaak niemand na de lancering |
| Definitie zichtbaar op het rapport | Nee, maar maakt afwijkingen zichtbaar | Ja | De aangeduide verantwoordelijke |
De eerste twee voorkomen dat de berekening gaat afwijken. De laatste voorkomt dat de betekenis gaat afwijken. Je hebt beide nodig.
Een praktisch kader: Benoemen, Definiëren, Toewijzen, Tonen
- Benoemen: één naam per KPI, op dezelfde manier gebruikt in elk rapport, met aparte namen voor varianten.
- Definiëren: één zin in gewone taal over wat meetelt, vanaf welke datum en wat wordt uitgesloten.
- Toewijzen: één aangeduide persoon aan de businesskant die de definitie mag wijzigen, geen team of afdeling.
- Tonen: de definitie en de verantwoordelijke zichtbaar op elk rapport dat de meting gebruikt, daar waar mensen het cijfer lezen.
Waar begin je?
Probeer niet elke meting in je Power BI-omgeving te definiëren. Kies de vijf KPI's waarover het vaakst discussie ontstaat, meestal die in het maandelijkse managementrapport. Leg voor elke KPI de rapporten naast elkaar, laat één verantwoordelijke beslissen en publiceer de definities waar de rapporten worden gelezen. Pak daarna de volgende vijf aan.
De rol van dScribe
dScribe bewaart de afgesproken definitie en de aangeduide verantwoordelijke voor elke KPI op één plek. De browserplug-in toont die op de Power BI-rapporten die je teams al openen. Zo zien lezers naar welke versie ze kijken en bij wie ze terechtkunnen, zonder het rapport te verlaten. In dScribe zie je ook welke rapporten een bepaalde metingdefinitie gebruiken. Wanneer een verantwoordelijke een definitie wijzigt, weet je welke rapporten dat raakt voordat iemand een ander cijfer leest.
Tot slot
Tegenstrijdige cijfers voelen aan als een technisch probleem en belanden daarom bij het BI-team. Meestal ontbreekt er in werkelijkheid een beslissing die niemand heeft genomen. Spreek de definitie af, wijs één verantwoordelijke aan en zet ze op het rapport. Het model kan volgen.
Veelgestelde vragen
Onze managementrapporten tonen verschillende cijfers voor hetzelfde. Wie moet dat oplossen?
Een aangeduide verantwoordelijke aan de businesskant, niet IT. Voor een financiële KPI is dat meestal een financieel verantwoordelijke, die beslist wat het cijfer moet meetellen. Het BI-team implementeert die definitie vervolgens één keer en zorgt ervoor dat elk rapport ze gebruikt.
Kan Power BI één definitie van een KPI afdwingen?
Gedeeltelijk. Een gedeeld semantisch model en gecertificeerde datasets helpen teams om dezelfde meting te hergebruiken. Ze voorkomen niet dat iemand een lokale meting schrijft en leggen niet vast wie de definitie heeft goedgekeurd of waarom.
Is dit een probleem met de datakwaliteit?
Soms, maar controleer eerst de definitie. Als twee rapporten verschillende datums, afbakeningen of uitsluitingen gebruiken, kunnen de data perfect zijn en zullen de cijfers toch verschillen.
Moeten we meer dan één versie van een KPI toelaten?
Ja, als elke versie een andere vraag beantwoordt. Geef elke versie een eigen naam en een eigen definitie, zodat niemand ze vergelijkt alsof het hetzelfde cijfer is.
Waar moeten KPI-definities in Power BI worden gedocumenteerd?
In het semantische model als beschrijvingen van metingen, zodat rapportbouwers ze zien. En op het rapport zelf, zodat lezers ze zien. Een apart document alleen wordt zelden geopend.