Wie Power BI-rapporten gebruikt zonder te weten wie ervoor verantwoordelijk is of wat de cijfers betekenen, mist drie zaken: een eigenaar met naam, een afgesproken definitie en een indicatie van hoe actueel de data zijn. Power BI biedt hiervoor deels een oplossing met werkruimterollen, beschrijvingen van metingen, goedkeuringen en vernieuwingstijdstippen. Microsoft Purview voegt daar een zakelijke begrippenlijst voor datateams aan toe. Een laag op het rapport zelf brengt alle drie rechtstreeks bij de lezer.
De drie zaken die een rapportlezer mist
De meeste teams zien dit als één documentatieprobleem en zoeken één tool om het op te lossen. In werkelijkheid zijn er drie hiaten, elk met een andere oplossing.
- Een eigenaar. Niet de persoon die het bestand heeft gepubliceerd, maar degene die kan bepalen wat het cijfer hoort te zijn en het kan aanpassen.
- Een definitie. Eén heldere zin die zegt wat de KPI meetelt en wat niet.
- Actualiteit en kwaliteit. Wanneer de data voor het laatst vernieuwd zijn en of er eerder in de dataketen iets is misgelopen of niet lijkt te kloppen.
Bijvoorbeeld: een regiomanager opent op donderdagochtend het margerapport. Het cijfer lijkt laag. Was het een slechte week, wordt er een andere margedefinitie gebruikt dan bij Finance, of is de vernieuwing dinsdag mislukt? Zonder die drie antwoorden kan de manager dat niet beoordelen. Dus mailt die het BI-team en wacht.
Wat Power BI al biedt
Power BI heeft hiervoor meer ingebouwde mogelijkheden dan de meeste lezers beseffen. De vraag is alleen wie ze te zien krijgt.
- Werkruimterollen en itemeigenaars. Elk rapport en elk semantisch model bevindt zich in een werkruimte met benoemde beheerders, leden en inzenders. Dat vertelt je wie technische toegang heeft, niet wie verantwoordelijk is voor de betekenis van een KPI.
- Beschrijvingen van metingen en kolommen. Rapportbouwers zien die in de veldenlijst. Lezers zien ze alleen als iemand ze handmatig toevoegt aan een visual of tooltip.
- Goedkeuring. Een rapport of semantisch model kan als Gepromoveerd of Gecertificeerd worden gemarkeerd. Dat vertelt de lezer dat iemand ervoor instaat, maar niet wat een cijfer betekent.
- Vernieuwingstijdstippen. Power BI registreert wanneer een semantisch model voor het laatst is vernieuwd. Een mislukte vernieuwing is zichtbaar voor wie de werkruimte beheert, maar zelden voor wie het rapport leest.
- Gebruiksstatistieken. Rapporteigenaars kunnen zien wie een rapport bekijkt en hoe vaak. Dat helpt om te bepalen welke rapporten het eerst een eigenaar moeten krijgen.
Waar Microsoft Purview helpt
De Unified Catalog van Microsoft Purview bevat een zakelijke begrippenlijst waarin termen een beschrijving en gekoppelde contactpersonen hebben. De catalogus kan je Fabric- en Power BI-tenant scannen op metagegevens en gegevensherkomst. Purview biedt ook datakwaliteitscontroles. Dat is nuttig voor datastewards en teams voor datagovernance.
In de praktijk staat die begrippenlijst in het Purview-portaal. Een zakelijke gebruiker die een Power BI-rapport leest, ziet ze niet, tenzij die het rapport verlaat en ernaar op zoek gaat. De meesten doen dat niet.
Hoe achterhaal ik wie eigenaar is van een Power BI-rapport of semantisch model in een grote organisatie?
Begin bij het rapport en werk terug. Daar zijn enkele stappen voor nodig, en dat is net een deel van het probleem.
- Open de werkruimte waarin het rapport staat en kijk wie de rol Beheerder of Lid heeft. Dat is je shortlist van mogelijke technische eigenaars.
- Bekijk de instellingen van het semantische model achter het rapport. De persoon die daar vermeld staat, heeft het geconfigureerd of het als laatste overgenomen.
- Gebruik de herkomstweergave in de werkruimte om te zien welke semantische modellen en databronnen het rapport voeden. De eigenaar van de KPI zit vaak eerder in de dataketen, niet bij het rapport zelf.
- Vraag de technische eigenaar wie bepaalt wat het cijfer hoort te zijn.
- Noteer die naam op een plek waar lezers hem zien. Anders doorloopt de volgende persoon opnieuw stap 1 tot en met 4.
Als je een grote tenant beheert, kan een Power BI-beheerder ook werkruimten en hun gebruikers oplijsten via de beheer-API's. Dat helpt wanneer je honderden rapporten tegelijk in kaart brengt.
Welke tool lost welk hiaat op?
Geen enkele aanpak dekt alle drie de hiaten voor elke doelgroep. Kies op basis van wie het antwoord moet zien.
| Aanpak | Eigenaar | Definitie | Actualiteit | Wie ziet het? | Volstaat wanneer |
|---|---|---|---|---|---|
| Werkruimterollen | Alleen technisch | Nee | Nee | Werkruimteleden | Alleen rapportbouwers de vragen stellen |
| Beschrijvingen van metingen | Nee | Ja | Nee | Rapportbouwers | Lezers nooit aan de cijfers twijfelen |
| Goedkeuringsbadge | Nee | Nee | Nee | Iedereen | Je alleen een vertrouwenssignaal nodig hebt |
| Zakelijke begrippenlijst in Purview | Ja | Ja | Via afzonderlijke kwaliteitscontroles | Mensen die Purview openen | De doelgroep uit datastewards bestaat |
| Een apart catalogusportaal | Ja | Ja | Soms | Mensen die het portaal openen | Lezers bereid zijn zaken op te zoeken |
| Een laag op het rapport | Ja | Ja | Ja, indien gekoppeld | Rapportlezers | Zakelijke gebruikers de rapporten lezen |
Een praktisch stappenplan: prioriteren, toewijzen, definiëren, dateren, tonen
- Prioriteren: gebruik de gebruiksstatistieken om de meest geopende rapporten op te lijsten en begin daarmee.
- Toewijzen: wijs aan elk van die rapporten en de belangrijkste KPI's één zakelijke eigenaar met naam toe, geen team.
- Definiëren: schrijf één heldere zin per KPI die in een managementrapport terechtkomt.
- Dateren: maak de vernieuwingsstatus en datakwaliteit zichtbaar, niet alleen voor de werkruimtebeheerder.
- Tonen: zet de eigenaar, definitie en actualiteit op het rapport, waar de lezer al is.
Waar dScribe past
Wat na Power BI en Purview nog ontbreekt, is wat de lezer te zien krijgt. De browserplug-in van dScribe toont de definitie en de eigenaar op het Power BI-rapport dat mensen al openen. Wanneer een verwerking mislukt, kan de plug-in dat als waarschuwing tonen. Lezers zien bij wie ze terechtkunnen en wanneer ze een cijfer beter nog niet gebruiken, zonder het rapport te verlaten. Datakwaliteitsproblemen staan samen op één plek, in een marktplaats binnen de dScribe-app, in plaats van op het rapport zelf.
Tot slot
Rapporten zonder eigenaar lopen niet met veel lawaai vast. Ze lopen vast tijdens vergaderingen, wanneer iemand aan een cijfer twijfelt en niemand in de zaal een antwoord heeft. Power BI en Purview geven je datateam de meeste bouwstenen. De laatste stap is die bouwstenen zichtbaar maken voor wie het rapport leest, op het moment dat die ze nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Welke tools helpen zakelijke gebruikers om Power BI-rapporten te begrijpen?
De ingebouwde beschrijvingen van metingen, goedkeuringen en vernieuwingstijdstippen van Power BI bieden een deel van het antwoord. Microsoft Purview voegt daar een zakelijke begrippenlijst voor datateams aan toe. Tools die een laag op het rapport toevoegen, tonen definities en eigenaars rechtstreeks aan lezers. Sommige signaleren ook mislukte verwerkingen.
Hoe zie ik wie eigenaar is van een Power BI-rapport?
Bekijk de werkruimterollen en de instellingen van het semantische model om de technische eigenaar te vinden. Vraag die persoon vervolgens wie bepaalt wat de cijfers betekenen. Power BI heeft geen ingebouwd veld voor de zakelijke eigenaar van een KPI.
Hoe weet ik of de data in een Power BI-rapport actueel zijn?
Power BI registreert wanneer het semantische model achter een rapport voor het laatst is vernieuwd. Lezers zien niet altijd of een vernieuwing mislukt is. Daarom voegen veel teams een zichtbare vernieuwings- of kwaliteitsstatus toe aan het rapport.
Volstaat een begrippenlijst in Microsoft Purview om Power BI-cijfers uit te leggen aan zakelijke gebruikers?
Voor datastewards en analisten die in Purview werken, volstaat die. Zakelijke gebruikers die rapporten lezen, openen Purview zelden. De definities moeten dus ook verschijnen waar zij lezen.
Hebben we een datacatalogus nodig om dit op te lossen?
Je hebt een bijgehouden lijst van eigenaars en definities nodig, zichtbaar op de plek waar mensen lezen. Een catalogus kan die lijst bevatten, maar als die alleen in een eigen portaal staat, wordt ze doorgaans niet gelezen.