Quand les utilisateurs consultent des rapports Power BI sans savoir qui en est responsable ni ce que signifient les chiffres, il leur manque trois éléments : un responsable identifié, une définition partagée et une indication de la fraîcheur des données. Power BI en couvre une partie avec les rôles dans les espaces de travail, les descriptions des mesures, les recommandations et les dates d’actualisation. Microsoft Purview y ajoute un glossaire métier destiné aux équipes data. Une couche d’information directement sur le rapport met ces trois éléments sous les yeux du lecteur.
Les trois éléments qui manquent au lecteur d’un rapport
La plupart des équipes y voient un seul problème de documentation et cherchent un outil unique pour le résoudre. Il s’agit en réalité de trois lacunes, qui appellent chacune une solution différente.
- Un responsable. Pas la personne qui a publié le fichier, mais celle qui peut dire quel devrait être le chiffre et le modifier.
- Une définition. Une phrase simple qui précise ce que le KPI comptabilise et ce qu’il exclut.
- La fraîcheur et la qualité des données. La date de leur dernière actualisation, et l’existence éventuelle d’un échec ou d’une anomalie en amont.
Par exemple : un responsable régional ouvre le rapport sur les marges le jeudi matin. Le chiffre lui semble faible. Est-ce une mauvaise semaine, une définition de la marge différente de celle utilisée par la Finance, ou une actualisation qui a échoué le mardi ? Sans ces trois réponses, il ne peut pas trancher. Il envoie donc un e-mail à l’équipe BI et attend.
Ce que Power BI propose déjà
Power BI intègre davantage de ces éléments que la plupart des lecteurs ne le pensent. La difficulté, c’est de savoir qui peut les voir.
- Rôles dans les espaces de travail et propriétaires des éléments. Chaque rapport et chaque modèle sémantique se trouvent dans un espace de travail avec des administrateurs, des membres et des contributeurs identifiés. Cela indique qui dispose d’un accès technique, pas qui est responsable de la signification d’un KPI.
- Descriptions des mesures et des colonnes. Les concepteurs de rapports les voient dans la liste des champs. Les lecteurs ne les voient que si quelqu’un les ajoute manuellement à un visuel ou à une info-bulle.
- Recommandation. Un rapport ou un modèle sémantique peut porter la mention Promu ou Certifié. Cela indique au lecteur que quelqu’un en a validé la fiabilité, mais pas ce que signifie un chiffre.
- Dates d’actualisation. Power BI enregistre la date de dernière actualisation d’un modèle sémantique. Un échec d’actualisation est visible pour les personnes qui gèrent l’espace de travail, mais rarement pour celle qui consulte le rapport.
- Métriques d’utilisation. Les responsables de rapports peuvent voir qui consulte un rapport et à quelle fréquence, ce qui aide à décider quels rapports doivent se voir attribuer un responsable en priorité.
Ce qu’apporte Microsoft Purview
Le catalogue unifié de Microsoft Purview comprend un glossaire métier, dont les termes sont accompagnés de descriptions et associés à des personnes identifiées. Il peut analyser votre tenant Fabric et Power BI pour en extraire les métadonnées et la traçabilité des données. Purview propose également des contrôles de qualité des données. C’est utile pour les gestionnaires de données et les équipes de gouvernance.
En pratique, le glossaire se trouve dans le portail Purview. Un utilisateur métier qui consulte un rapport Power BI ne le voit pas, sauf s’il quitte le rapport pour aller le chercher. La plupart ne le feront pas.
Comment identifier le responsable d’un rapport Power BI ou d’un modèle sémantique dans une grande organisation ?
Partez du rapport et remontez à la source. Cela demande plusieurs étapes, ce qui fait partie du problème.
- Ouvrez l’espace de travail qui contient le rapport et vérifiez qui possède le rôle Administrateur ou Membre. Vous obtenez ainsi une première liste de responsables techniques potentiels.
- Consultez les paramètres du modèle sémantique sur lequel repose le rapport. La personne qui y figure l’a configuré ou en a repris le contrôle en dernier.
- Utilisez la vue de traçabilité dans l’espace de travail pour voir quels modèles sémantiques et quelles sources de données alimentent le rapport. Le responsable du KPI se trouve souvent en amont, pas au niveau du rapport.
- Demandez au responsable technique qui décide de ce que devrait être le chiffre.
- Notez ce nom à un endroit visible pour les lecteurs. Sinon, la personne suivante devra répéter les étapes 1 à 4.
Si vous gérez un tenant de grande taille, un administrateur Power BI peut aussi lister les espaces de travail et leurs utilisateurs via les API d’administration, ce qui est utile pour cartographier des centaines de rapports à la fois.
Quel outil comble quelle lacune
Aucune approche ne couvre à elle seule les trois lacunes pour tous les publics. Choisissez en fonction des personnes qui doivent voir la réponse.
| Approche | Responsable | Définition | Fraîcheur des données | Qui voit l’information | Suffisant quand |
|---|---|---|---|---|---|
| Rôles dans les espaces de travail | Technique uniquement | Non | Non | Membres de l’espace de travail | Seuls les concepteurs posent ces questions |
| Descriptions des mesures | Non | Oui | Non | Concepteurs de rapports | Les lecteurs ne doutent jamais des chiffres |
| Badge de recommandation | Non | Non | Non | Tout le monde | Vous avez uniquement besoin d’un indicateur de confiance |
| Glossaire métier Purview | Oui | Oui | Via des contrôles de qualité distincts | Personnes qui ouvrent Purview | Le public se compose de gestionnaires de données |
| Un portail de catalogue distinct | Oui | Oui | Parfois | Personnes qui ouvrent le portail | Les lecteurs font la démarche de chercher l’information |
| Une couche d’information sur le rapport | Oui | Oui | Oui, si elle est connectée | Lecteurs des rapports | Les utilisateurs métier consultent les rapports |
Une méthode pratique : prioriser, attribuer, définir, dater, afficher
- Prioriser : utilisez les métriques d’utilisation pour lister les rapports les plus consultés et commencez par ceux-là.
- Attribuer : désignez un responsable métier identifié pour chacun de ces rapports et ses principaux KPI, pas une équipe.
- Définir : rédigez une phrase simple pour chaque KPI qui figure dans un rapport de gestion.
- Dater : rendez l’état d’actualisation et la qualité des données visibles, pas uniquement pour l’administrateur de l’espace de travail.
- Afficher : placez le responsable, la définition et la fraîcheur des données sur le rapport, là où le lecteur se trouve déjà.
La place de dScribe
La lacune qui subsiste après Power BI et Purview concerne ce que voit le lecteur. L’extension de navigateur de dScribe affiche la définition et le responsable sur le rapport Power BI que les utilisateurs consultent déjà. Lorsqu’une exécution échoue, l’extension peut le signaler par une alerte. Les lecteurs voient à qui s’adresser et quand éviter de s’appuyer sur un chiffre, sans quitter le rapport. Les problèmes de qualité des données sont regroupés au même endroit, dans une marketplace au sein de l’application dScribe, plutôt que sur le rapport lui-même.
Pour conclure
Les rapports sans responsable ne posent pas de problème visible d’emblée. Le problème se révèle en réunion, quand quelqu’un doute d’un chiffre et que personne dans la salle ne peut répondre. Power BI et Purview fournissent à votre équipe data la plupart des éléments nécessaires. La dernière étape consiste à les mettre sous les yeux de la personne qui consulte le rapport, au moment où elle en a besoin.
Questions fréquentes
Quels outils aident les utilisateurs métier à comprendre les rapports Power BI ?
Les descriptions des mesures, les recommandations et les dates d’actualisation intégrées à Power BI couvrent une partie du besoin. Microsoft Purview ajoute un glossaire métier pour les équipes data. Les outils qui ajoutent une couche d’information sur le rapport montrent directement les définitions et les responsables aux lecteurs, et certains signalent les échecs d’exécution.
Comment savoir qui est responsable d’un rapport Power BI ?
Consultez les rôles dans l’espace de travail et les paramètres du modèle sémantique pour identifier le responsable technique. Demandez-lui ensuite qui décide de la signification des chiffres. Power BI ne dispose pas de champ natif pour le responsable métier d’un KPI.
Comment savoir si les données d’un rapport Power BI sont à jour ?
Power BI enregistre la date de dernière actualisation du modèle sémantique sur lequel repose un rapport. Les lecteurs ne voient pas toujours si une actualisation a échoué. De nombreuses équipes ajoutent donc au rapport un indicateur visible d’actualisation ou de qualité.
Un glossaire Microsoft Purview suffit-il à expliquer les chiffres Power BI aux utilisateurs métier ?
Il suffit pour les gestionnaires de données et les analystes qui travaillent dans Purview. Les utilisateurs métier qui consultent des rapports l’ouvrent rarement. Les définitions doivent donc aussi apparaître là où ils lisent les rapports.
Avons-nous besoin d’un catalogue de données pour résoudre ce problème ?
Vous avez besoin d’une liste de responsables et de définitions tenue à jour, affichée là où les utilisateurs consultent les rapports. Un catalogue peut héberger cette liste, mais si elle reste confinée à son propre portail, elle risque de ne pas être consultée.