Pour familiariser les nouveaux collaborateurs avec des centaines de rapports Power BI, inutile de les former à chacun d'eux. Donnez-leur une courte sélection des rapports utiles durant leurs premières semaines et faites en sorte que chaque rapport se suffise à lui-même : la signification de ses chiffres clés et le nom de leurs responsables doivent être visibles là où on le consulte. La formation porte alors sur le fonctionnement de votre entreprise, pas sur la manière dont chaque rapport a été construit.
Pourquoi la formation rapport par rapport ne tient pas à grande échelle
Face à l'arrivée d'un nouveau collaborateur, la réponse habituelle est une séance de formation. L'approche semble complète. Mais elle ne tient pas à grande échelle.
Les rapports se multiplient. Chaque trimestre en apporte de nouveaux, et les anciens sont rarement retirés. Une formation enregistrée au printemps dernier présente déjà des filtres qui ont changé de place et des mesures qui ont été renommées. Et les collaborateurs oublient l'essentiel de ce qu'ils entendent la première semaine, parce qu'ils n'en ont pas besoin avant le troisième mois.
Par exemple : une nouvelle analyste commerciale ouvre le rapport des ventes régionales et y voit « Commandes nettes ». Personne n'a expliqué ce terme pendant la formation. Elle interroge son voisin de bureau, qui lui répond de mémoire. La réponse n'est qu'à moitié juste, et elle se retrouve dans sa première présentation.
En pratique, la prise en main des rapports n'est pas un problème de formation. Tout dépend de l'endroit où se trouvent les réponses au moment où quelqu'un en a besoin.
Ce dont un nouveau collaborateur a besoin pour comprendre seul un rapport Power BI
Lorsqu'un nouveau collaborateur doute d'un chiffre, il se pose trois questions :
- Que signifie ce chiffre ? Quels enregistrements il comptabilise, à partir de quelle date et ce qui en est exclu.
- À qui m'adresser ? Une personne nommément désignée, responsable de la définition, et non « l'équipe BI ».
- Puis-je m'y fier aujourd'hui ? Les données sous-jacentes sont-elles à jour et utilisables ?
Si le rapport répond à ces trois questions, la plupart des interrogations liées à la prise en main ne parviennent jamais à un collègue.
Comparaison des approches habituelles de prise en main
| Approche | Suit la croissance du nombre de rapports | Reste à jour | Disponible au moment du doute |
|---|---|---|---|
| Formation en salle | Non | Jusqu'au prochain changement | Non |
| Vidéos enregistrées ou wiki | En partie | Rarement | Uniquement si la personne y cherche la réponse |
| Parrain ou collègue | Non, cela mobilise son temps | Dans les limites de sa mémoire | Oui, s'il est disponible |
| Rapports qui se suffisent à eux-mêmes | Oui | Oui, si chaque KPI a un responsable | Oui |
La formation et le parrainage gardent leur place. Ils sont surtout utiles pour expliquer le fonctionnement de votre entreprise, pas la signification de chaque champ.
Une méthode concrète : sélectionner, définir, responsabiliser, afficher
- Sélectionner : pour chaque fonction, les rapports dont un nouveau collaborateur a réellement besoin durant ses premières semaines, idéalement dix au maximum.
- Définir : pour chaque KPI de ces rapports, une définition en une phrase, dans un langage clair.
- Responsabiliser : pour chaque rapport et chaque KPI, un responsable métier nommément désigné, qui répond aux questions et approuve les modifications.
- Afficher : les définitions et le nom du responsable directement dans le rapport, pour que le nouveau collaborateur les trouve sans devoir les demander.
Commencez par la sélection. Elle limite le travail aux rapports qui comptent et met en évidence ceux que personne ne sait expliquer.
Une liste de contrôle pour la première semaine
Donnez à chaque nouveau collaborateur la même courte liste de contrôle, adaptée à sa fonction :
- Ouvrez les rapports de votre sélection. Rien d'autre pour le moment.
- Pour chaque rapport, trouvez son responsable et les définitions de ses principaux chiffres.
- Choisissez un chiffre par rapport et expliquez avec vos propres mots ce qu'il comptabilise.
- Notez chaque chiffre que vous n'avez pas pu expliquer et interrogez le responsable du rapport concerné.
- À la fin de la semaine, indiquez au responsable BI quelles définitions manquaient ou n'étaient pas claires.
Cette dernière étape fait de chaque arrivée une occasion de vérifier votre documentation sans coût supplémentaire. Les lacunes que les nouveaux collaborateurs rencontrent sont les mêmes que pour tout le monde.
Comment maintenir cette approche quand les rapports se multiplient
Les métriques d'utilisation de Power BI montrent quels rapports les collaborateurs ouvrent réellement. Utilisez-les deux fois par an pour retirer les rapports que personne ne consulte et actualiser la sélection de chaque fonction. Demandez à chaque responsable de confirmer ses définitions à intervalles réguliers, par exemple chaque trimestre. Un petit nombre de rapports, chacun avec un responsable, facilite davantage la prise en main qu'une multitude de rapports sans responsable.
Le rôle de dScribe
Dans Power BI, l'extension de navigateur de dScribe affiche les définitions des KPI et le nom du responsable directement sur le rapport qu'ouvre votre nouveau collaborateur, ainsi que les échecs d'exécution sous forme d'alertes. Il voit ce qu'un chiffre signifie et à qui s'adresser au moment où le doute survient, sans formation ni intervention d'un collègue. Dans dScribe, les responsables peuvent aussi voir quels rapports utilisent une définition de mesure donnée. Ils connaissent ainsi tous les rapports concernés par une modification de cette définition.
Pour conclure
Plus de rapports ne devrait pas signifier plus de formations. Donnez aux nouveaux collaborateurs une courte sélection, faites en sorte que chaque rapport indique la signification de ses chiffres et leurs responsables, et laissez leurs questions révéler les lacunes. La prise en main devient alors plus simple à mesure que vos rapports s'améliorent, au lieu de se compliquer à mesure qu'ils se multiplient.
Questions fréquentes
Comment former les nouveaux collaborateurs aux rapports Power BI ?
Privilégiez une formation courte et générale : ouvrir un rapport, le filtrer, accéder aux détails et exporter. Laissez le rapport lui-même expliquer la signification de chaque chiffre, avec des définitions et un responsable que les nouveaux collaborateurs peuvent trouver seuls.
Faut-il documenter tous nos rapports Power BI pour réussir la prise en main ?
Non. Commencez par les rapports sélectionnés pour chaque fonction et les KPI qu'ils contiennent. Cela couvre l'essentiel des rapports que les nouveaux collaborateurs ouvrent. Le reste peut suivre progressivement.
Qui doit être responsable d'un rapport Power BI ?
Une personne du métier, nommément désignée, est responsable de la signification des chiffres et répond aux questions à leur sujet. L'équipe BI est responsable de la construction du rapport et de son bon fonctionnement. Désignez une personne, pas un département.
Comment un nouveau collaborateur peut-il trouver le bon rapport Power BI ?
Prévoyez une courte sélection pour chaque fonction, idéalement publiée sous forme d'application Power BI destinée au public concerné. Appliquez une approbation aux rapports de cette sélection, afin que les nouveaux collaborateurs puissent les distinguer des copies personnelles et des anciennes versions.
Comment éviter que les nouveaux collaborateurs posent sans cesse les mêmes questions ?
Placez la réponse là où la question se pose : dans le rapport. Lorsqu'un responsable reçoit deux fois la même question, c'est le signe que la définition manque ou n'est pas claire.