Wat doe je in je eerste 90 dagen als data governance manager?

In het kort

• Een governanceraamwerk dat je in je eerste maanden uitschrijft, wordt vooral gelezen door de mensen die het geschreven hebben.
• Eén rapport dat mensen al gebruiken, met afgesproken definities en aangeduide eigenaars, is een resultaat dat de business kan zien.
• Wat je binnen dat eerste werkgebied leert, levert de onderbouwing om een volgend budget te vragen.

Waarom een volledig raamwerk niet je eerste resultaat moet zijn

Veel nieuwe governance managers denken dat hun eerste taak is om het programma uit te tekenen. Beleidsregels, rollen, een governanceraad, een maturiteitsmodel. Het voelt als een verantwoorde aanpak, en veel stappenplannen raden het ook aan.

Het probleem is dat een raamwerk buiten het datateam nauwelijks opvalt. Je sponsor heeft je aangeworven om een tastbaar probleem op te lossen: cijfers die niet overeenkomen, rapporten die niemand vertrouwt, dezelfde vraag die in elke vergadering terugkomt. Als daar op dag 90 niets aan veranderd is, begint het programma op extra overhead te lijken.

Bijvoorbeeld: de commercieel directeur ziet elke maandag twee verschillende omzetcijfers in twee rapporten. Een beleidsdocument verandert daar niets aan. Eén afgesproken definitie, zichtbaar in het rapport dat ze leest, wel.

Dag 1 tot 30: luister, breng in kaart en baken één werkgebied af

Je eerste maand draait om begrijpen, niet om bouwen. Praat met de mensen die data gebruiken om beslissingen te nemen, niet alleen met de mensen die ze aanleveren.

• Spreek met je sponsor en vijf of zes verantwoordelijken uit de business. Stel één vraag: aan welk cijfer twijfel je het vaakst, en in welk rapport staat het?
• Breng in kaart wat er al bestaat. Welke rapporten, databronnen en begrippenlijsten zijn er, wie heeft ze gemaakt en welke worden nog gebruikt? Los voorlopig nog niets op.
• Zoek de bestaande eigenaars. Voor de meeste datasets is er al iemand die vragen beantwoordt, formeel of informeel. Noteer hun namen.
• Baken één werkgebied af. Kies één rapport, of een kleine groep rapporten, dat de directie elke week leest en waarover discussie ontstaat.

Een goed eerste werkgebied wordt vaak gelezen en vaak betwist. Met een rapport dat zelden geopend wordt, maak je je resultaat niet zichtbaar. Een rapport waarover niemand discussieert, heeft je voorlopig niet nodig.

Dag 31 tot 60: spreek definities af en duid eigenaars aan

Werk nu aan het werkgebied dat je gekozen hebt. Hou het klein genoeg om het af te ronden.

1. Lijst de meetwaarden in het rapport op waarover mensen echt discussiëren. Meestal zijn dat er maar enkele, niet elk veld.
2. Schrijf voor elke meetwaarde één definitie in gewone taal. Geen DAX, geen SQL. Wel een zin die een salesmanager begrijpt.
3. Zorg voor overeenstemming over de definitie. Zet voor de betwiste definities Finance en de eigenaar uit de business samen aan tafel. Noteer waarover jullie het eens zijn en waarover niet.
4. Duid per meetwaarde één eigenaar aan. Een persoon, geen team, die de definitie kan aanpassen en er vragen over beantwoordt.
5. Noteer de gekende problemen. Als een bron te laat wordt aangeleverd of onvolledig is, schrijf dat er dan ook bij. Eerlijkheid over zwakke plekken wekt meer vertrouwen dan een mooi verhaal zonder kanttekeningen.

In de praktijk kruipt de meeste tijd in stap 3. Dat is normaal. Het meningsverschil was er al; jij maakt het alleen zichtbaar.

Dag 61 tot 90: maak het zichtbaar en toon het resultaat

Een definitie die mensen niet kunnen zien, zullen ze ook niet gebruiken. Deze maand draait erom je werk beschikbaar te maken op de plek waar de lezers al zijn.

• Toon definities en eigenaars in het rapport zelf, niet alleen in een apart document. Reken er niet op dat lezers het rapport verlaten om iets op te zoeken.
• Informeer de lezers. Stuur een kort bericht naar de mensen die het rapport gebruiken: wat is gedefinieerd, wie is waarvoor verantwoordelijk en waar kunnen ze vragen stellen?
• Verzamel wat er veranderd is. Minder vragen aan het BI-team, een vergadering die niet vastliep op een cijfer, een opgelost meningsverschil. Gebruik concrete voorbeelden, geen score.
• Presenteer het resultaat aan je sponsor, samen met een voorstel voor het volgende werkgebied, gebaseerd op wat je geleerd hebt.

Wat kan wachten tot na dag 90?

Sommige zaken zijn belangrijk, maar werken beter zodra je een resultaat hebt om naar te verwijzen.

Een formele governanceraad, een organisatiebreed beleid en een volledige uitrol van een datacatalogus kunnen doorgaans later volgen. Je krijgt er makkelijker overeenstemming over zodra mensen gezien hebben wat governance voor hen verandert.

Hoe krijg ik de business zover om data governance ernstig te nemen?

Toon vroeg iets dat voor hen belangrijk is. Leidinggevenden nemen governance ernstig wanneer het een probleem oplost waarover ze al geklaagd hebben. Begin met hun rapport, hun cijfer en hun discussie. Praat over definities en eigenaars in plaats van over governance.

Een praktisch stappenplan: luisteren, afbakenen, definiëren, toewijzen, tonen

• Luisteren: vraag verantwoordelijken uit de business aan welk cijfer ze het meest twijfelen en waar ze het tegenkomen.
• Afbakenen: kies één rapport dat vaak gelezen en vaak betwist wordt.
• Definiëren: schrijf voor elke meetwaarde waarover mensen discussiëren één heldere zin en zorg voor overeenstemming.
• Toewijzen: duid per meetwaarde één persoon aan die de definitie kan aanpassen.
• Tonen: zet definities en eigenaars in het rapport en presenteer daarna wat er veranderd is.

Van één resultaat naar de volgende stap

Je eerste 90 dagen zullen niet alle governanceproblemen oplossen. Ze kunnen wel aantonen dat het de moeite waard is. Kies één rapport waarover mensen nu al discussiëren, spreek af wat de cijfers betekenen, duid aan wie er vragen over beantwoordt en maak dat zichtbaar waar mensen het rapport lezen. Vraag daarna steun voor het volgende werkgebied, met een concreet resultaat achter je.